CONTROLE
E PREVENÇÃO DE PERDAS
O que são perdas no negócio?
São consideradas perdas, toda e qualquer
interferência negativa no resultado da empresa, gerando como consequência final
a redução do lucro.
Principais tipos
de perdas
Perdas comerciais;
Ocorrem
quando o produto não está disponível para venda (ruptura) e suas principais
causas são: embalagens inadequadas, falha na reposição do produto na loja ou na
entrega do fornecedor.
Perdas administrativas;
Ocorrem por
falhas no gerenciamento da operação da loja e suas principais causas
são: erro de precificação, erro de cadastro de produto, desperdícios gerais
(água, energia, telefone, manutenções por mau uso), deficiências na gestão de
compras e estoques, dimensionamento incorreto dos recursos humanos para a
operação da loja.
Perdas de produtividade;
Ocorrem
quando há falta de padrões, controles e processos operacionais estabelecidos e
disseminados: demora no atendimento, desperdício de tempo e recursos em tarefas
redundantes, retrabalho.
Perdas financeiras;
Ocorrem
principalmente devido a assaltos e furtos (internos e externos), deficiências
nos meios de paga-mento e oferta de crédito, inadimplência e fraudes (cartões e
cheques).
Perdas operacionais;
Oocorrem durante a operação da loja e as
principais causas são: armazenamento, exposição, ou movimentação inadequada de produtos,
falhas no recebimento de mercadorias e falhas na operação do check-out.
Perdas
financeiras.
Ocorrem
principalmente devido a assaltos e furtos (internos e externos), deficiências
nos meios de pagamento e oferta de crédito, inadimplência e fraudes (cartões e
cheques).
Como evitar perdas
no projeto da empresa
Localização;
Antes mesmo de abrir uma loja já é possível
fazer escolhas baseadas na prevenção de perdas. Recomenda-se fazer uma pesquisa
prévia da incidência de furtos e roubos na vizi-nhança do imóvel em que se
pretende instalar o negócio. Observe a qualidade da iluminação pública e proximidade
de delegacias e postos da polícia militar, fatores que influenciam na segurança
do estabelecimento.
Um
bom layout é aquele que consegue
organizar o fluxo de clientes e
aproximá-los da maior gama de produtos possível. Da mesma forma, para previnir
perdas, o layout deve favorecer ampla visualização de todas as áreas da loja.
Em geral os pontos cegos ou encobertos do layout são, ao mesmo tempo, ruins
para a venda de produtos, e favoráveis a perdas por furtos ou rupturas.
Tipos de móveis e
expositores;
A
escolha dos móveis e expositores devem seguir os mesmos cuidados do
projeto do layout. Elementos muito altos que dificultam a visualização devem
ser evitados ao máximo. As categorias e os agrupamentos de produtos planejados
para loja devem ser considerados na seleção de fornecedores dos móveis e
expositores: produtos expostos ou armazenados de maneira inadequada também são
fonte de perdas, nesse caso por quebras ou pela simples dificuldade de acesso
aos produtos pelos próprios clientes.
Dispositivos de
segurança;
Há
uma grande va-riedade de dispositivos que podem compor a segurança de uma loja.
Os mais utilizados são as câmeras de monitoramento (CFTV) e os diversos tipos
de etiquetas e respectivas antenas de alarme. O mercado oferece desde um simples
espelho até o mais sofisticado sistema integrado de segurança, que combina
imagens com as operações de caixa, por exemplo. Para cada formato de loja e
categorias de produtos comercializados existe um conjunto mais indicado de
dispositivos, considerando o investimento versus a exposição ao risco de
perdas.
Como evitar perdas
na operação
Recebimento das
mercadorias;
O
recebimento de mercadorias é um momento de grande exposição a perdas. Pode
haver a possibilidade de falhas na conferência e conciliação das quantidades e
tipos de produto que de fato estão dando entrada no estoque com o que consta na
nota fiscal e são entregues pelo fornecedor. Além disso, a presença de
terceiros (entregadores) na área de estoque da loja oferece oportunidade para
furtos ou quebras na movimentação de cargas.
A conferência das mercadorias deve ocorrer em
local separado do armazenamento, e qualquer movimentação de produtos deve
ocorrer somente com a presença de pessoal da loja, treinado para essa tarefa.
Armazenagem das
mercadorias;
Após
o correto recebimento e registro dos produtos no sistema de
controle de estoque, a preocupação com as perdas passa a ser a sua ade-quada
armazenagem.
A área de estoque deve ser muito organizada, limpa e bem
iluminada, para facilitar o acesso durante a reposição dos produtos na loja.
Estoque desorganiza-do é fonte potencial de furtos e de “falsas” rupturas, ou
seja, o produto está no estoque, porém no momento da venda não foi encontrado,
podendo inclusive perder o prazo de validade, dependendo do produto.
Trocas/devoluções;
Apesar
de corriqueiras e comuns a todos os tipos de comércio, as trocas e devoluções
de mercadorias também constituem fonte de perdas. A mercadoria devolvida ou
oriunda de trocas, mesmo quando em perfeito estado de conservação, pode ser uma potencial perda se não der entrada novamente nos estoques da loja.
A empresa deve possuir uma rotina eficaz e
supervisionada de trocas e devoluções de maneira a garantir primeiro que seja
cumprida a política comercial de relacionamento com os clientes, e em seguida
que a mercadoria seja reconduzida corretamente para os estoques da loja ou
devolvida aos fornecedores, conforme o caso.
Dá-se o nome de RMA (Return Merchandise Authorization) ao processo de
devolução de mercadorias ao fornecedor.
Inventários;
O
principal e mais importante ele-mento na previsão de perdas no varejo é a
reali-zação sistemática do inventário de mercadorias.
A contagem frequente dos estoques de produtos é a forma correta de identificar a origem e
a natureza das perdas de uma loja. Além de orientar todo o proces-so de
compras, evita também as perdas por ruptura (falta do produto). A comparação da
contagem das mercadorias com os relató-rios de compras e vendas permite apontar
quais as categorias e itens que merecem maior atenção, bem como as possíveis
cau-sas das perdas.
Além
dos inventários frequentes, uma forma de detectar e corrigir rapidamente
potenciais perdas é a introdução de rotinas diárias de verificação dos produtos
expostos na loja isso identifica potenciais rupturas, desorganização dos
estoques e áreas de retaguarda.
Os melhores momentos para isto são antes da abertura, no meio do expediente e logo
após o fechamento da loja.
Como implantar um
programa de prevenção de perdas
Priorização do
tema;
O primeiro
passo para criar uma cultura de prevenção e implantar um sistema eficaz
para reduzir as perdas no varejo é tratar do tema como prioridade, como de
fonte real de lucro para a empresa. O assunto deve ter espaço nas reuniões com
a equipe da loja e ter a mesma importância de temas como aumento de vendas,
redução da inadimplência ou de custos. A implantação de inventário encerra esta
etapa inicial.
Mapear os
processos, identificar os riscos e pontos de controle;
Após a implantação
de inventários, realize o mapeamento dos processos mais críticos, identifique
potenciais riscos e quais os melhores pontos de controle. Se necessário
contrate um profissional especializado em prevenção de perdas para auxiliá-lo
nessa etapa. A elaboração do mapa de riscos e a implantação dos controles
finaliza a etapa.
Estudo e
implantação de dispositivos de prevenção de perdas;
Com o mapa
de riscos nas mãos, busque entre as empresas especializadas no segmento
as principais alternativas de dispositivos para apoiar as ações de prevenção.
Considere que para cada tipo de negócio, arquitetura de loja e orçamento,
existe uma solução de segurança mais adequada. Nem sempre um investimento maior
se traduz em redução proporcional de perdas.
Treinamento de
equipe;
A preparação, o treinamento e o comprometimento
da equipe devem ocorrer desde o início do programa. Mas são necessários que
todos sejam atualizados e orientados novamente, após a implantação dos
equipamentos e rotinas de controle. Mesmo a mais sofisticada tecnologia de
prevenção de perdas ficará vulnerável se a equipe da loja não estiver
capacitada e motivada a utilizá-la corretamente. É fundamental estabelecer uma
política de premiação pela redução das perdas ao invés de punição pela sua
simples ocorrência, não eximindo cada um de suas responsabilidades.
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Após a
sistematização dos inventários, implantação dos dispositivos de segurança,
pontos de controle e treinamento da equipe, o passo seguinte é a implantação de
metas e respectivo programa de incentivo, com premiações associadas à redução
das perdas.
Dicas para prevenção de perdas
Ø Pergunte ao cliente se ele encontrou todos os produtos desejados. Esta
informação deve ser sempre registrada e trabalhada. Por exemplo, se diversos
clientes não encontraram um determinado produto que está disponível na loja,
pode indicar que ele está mal exposto ou que sua reposição não está adequada.
Por outro lado se muitos consumidores pedem um determinado produto ou marca que
não faz parte do portfólio da loja, deve-se avaliar a sua introdução.
Ø Faça inspeções periódicas observando princi-palmente: sacos rasgados ou
furados com perda de conteúdo e contaminação; caixas empilhadas além do
recomendado, que ficam amassadas e danificam produto; mercadorias no chão ou
en-costadas em paredes úmidas; produtos expostos ao sol, chuva, calor
excessivo; mercadorias misturadas com outras incompatíveis.
Ø Fique alerta, o furto é tão dinâmico quanto o varejo:
o quanto mais bonita a loja, mais visada ela é;
o produtos pequenos e de alto valor exigem maior atenção;
o autosserviço favorece a venda, porém os furtos são mais frequentes;
o promoções aumentam o fluxo na loja, aumentando a exposição a furtos.
Ø No tocante às trocas, o ideal é que se façam acordos com os
fornecedores, caso contrário, as mercadorias que estejam inviáveis de serem
comercializadas, por estarem danificadas ou vencidas, resultarão em perdas para
o lojista.
Ø É vital ter um controle detalhado no recebimento de mercadorias, por
meio de um sistema de conferência e registro das irregularidades constatadas.
Ø Na movimentação dos estoques pela saída das mercadorias com data de
validade, o critério deve ser: o primeiro que vence é o primeiro que sai.
Ø O custo de manutenção dos estoques aumenta na proporção de sua dimensão.
Isso quer dizer que quanto maior a quantidade de mercadoria estocada, maior
será o espaço físico necessário para guardá-la, maior o número de funcionários
necessários e maiores os gastos para controle. Sempre que possível, trabalhe
com os estoques dos próprios fornecedores, e concentre no seu estoque as
mercadorias com maior saída.
Ø O varejista precisa entender que todas as lojas sem exceção terão
perdas. Elas podem não ser conhecidas, muitas vezes por deficiência na
realização de inventários, mas certamente ocorrem e precisam ser administradas
e reduzidas.
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