INVENTÁRIO: FINALIDADE E IMPORTÂNCIA
A falta de confiança sobre a acuracidade do seu estoque é responsável por prejuízos de diversas ordens. Todos os anos empresas registram grandes perdas financeiras devido a furtos internos ou externos, quebras e avarias, erros operacionais e validades expiradas de produtos. Se essas perdas não forem controladas, não há como garantir que o estoque está correto e, além disso, se as informações do estoque não são confiáveis, provavelmente a empresa estará constantemente com o risco de stockout (falta de produtos em estoque) ou investindo mais capital do que o necessário superestocando mercadoria (estoque parado).
Outra perda, às vezes imperceptível ou não calculada, e que também é causada por divergências nas informações de estoque (nesse caso, de posição no armazém), é o aumento do custo operacional, já que que o estoque não está corretamente endereçado pelo sistema e o funcionário gastará mais tempo para encontrá-lo. Todos esses problemas poderiam ser evitados se a empresa tivesse uma estratégia eficiente de prevenção de perdas e uma correta política de inventário.
Mas afinal, o que é inventário?
O inventário é um processo de classificação, identificação e contabilização das mercadorias que estão armazenadas no estoque.
Trata-se de uma visão completa e atualizada do estoque, ou seja, quais e quantos produtos estão no armazém, seu valor e condição atual, além de sua localização.
Um processo de inventário tem três objetivos principais:
Levantamento:
Contabiliza quais e quantos itens fazem parte de um estoque;
Arrolamento:
Registro e conferência das características dos produtos, tais como quantidade/qualidade por tipo;
Avaliação:
Apreciação do valor dos itens armazenados, ou seja, calcular o capital armazenado.
Com a realização do inventário, a empresa consegue:
• Conferir se as informações contábeis de entrada e saída de mercadorias condizem com a realidade (com o que está armazenado fisicamente);
• Verificar se houve qualquer prejuízo com perda, danificação ou extravio de produto;
• Garantir que o estoque para a venda esteja realmente disponível;
• Prever o momento certo para a reposição de mercadorias;
• Evitar o acúmulo de produtos armazenados (estoque parado) e, quando isso for constatado, desenvolver ações de marketing para que esses produtos tenham saída;
• Evitar autuação da Receita Federal ou de algum outro órgão de fiscalização por divergências entre o estoque contábil e físico.
Podemos dizer que o inventário bem executado garante a saúde financeira do negócio, já que estoque é dinheiro. Cada produto que está armazenado no CD tem um custo não apenas relacionado ao valor pago ao fornecedor, como também às despesas para a sua armazenagem e movimentação (espaço, mão de obra e equipamentos). Nesse sentido, buscar o nível perfeito do estoque e controlar a quantidade que entra e sai são ações imprescindíveis para quem quer o sucesso do negócio.
Vale acrescentar que a realização de inventários frequentes é fator primordial para aumentar a acuracidade do estoque, além de trazer outros ganhos diretos e indiretos como:
Otimização da rotina operacional
Com todo o estoque correto (item, quantidade e localização), sua operação torna-se mais organizada e ágil, facilitando o desempenho dos processos intralogísticos e garantindo a utilização inteligente dos recursos do armazém (pessoas, equipamentos e área).
Maior sincronização entre a Logística e o Comercial
A garantia do nível ideal de estoque e o compartilhamento das informações com o time de Compras e Vendas eleva a eficiência da sua operação logística.
Identificação rápida e assertiva dos produtos que têm um índice maior de divergência, rupturas e perdas
A realização de contagens frequentes no seu estoque permite a rápida identificação dos itens com divergência e o rastreamento das causas, possibilitando a tomada de decisões em tempo hábil para corrigir as falhas.
Aumento da segurança
A realização de inventários garante maior segurança ao seu armazém, especialmente em caso de itens de maior valor agregado. Com as contagens frequentes, qualquer baixa pode ser rapidamente identificada e providências para identificar o desvio e aumentar a segurança podem ser tomadas.
Elevação do nível de atendimento aos seus clientes
Ao fazer inventários, você evita ocorrências de stockout, pois o estoque físico e o disponível para a venda estarão sincronizados. Isso tem um impacto direto na qualidade do atendimento ao cliente, pois você não corre o risco de vender o que não tem. Lembre-se: se o cliente faz uma compra e tem o pedido cancelado por falta de estoque, é provável que migre para o seu concorrente. E você certamente não vai querer que isso aconteça.
Quando inventariar o estoque?
Imagine uma empresa que trabalha com milhares de SKUs e que têm uma grande movimentação de produtos. Se é realizado apenas um inventário ao ano, provavelmente não será possível identificar o que gerou as divergências constatadas, somente será feito o ajuste de estoque. As pequenas divergências que acontecem na rotina daquele CD acabam se acumulando se não forem notificadas e corrigidas a tempo.
Essa é uma realidade em muitos negócios que optam por fazer uma contagem anual. Entretanto, essa estratégia de inventário geralmente é mais cara, pois envolve parar a empresa para fazer a contagem, além de contar com horas extras dos funcionários. E, nesse caso, quando uma perda é percebida, não há mais o que fazer, a não ser ajustar o estoque disponível no sistema de gestão. É por isso que a primeira e mais importante recomendação é que se faça inventários com frequência.
Se você audita constantemente o seu estoque, fica muito mais fácil controlar as perdas/divergências, evitando prejuízos. Além disso, ao fazer contagens frequentes, sua operação não precisa parar de vender. Em outras palavras, trata-se de inserir a realização de inventários na sua rotina. E com a ajuda de tecnologia, isso pode ser menos complicado do que parece.
Com qual frequência devemos inventariar o estoque?
Quanto à frequência dos inventários, depende de cada negócio e produto comercializado. Eles podem ser diários, semanais ou mensais, e variar de acordo com o giro do produto ou o seu valor. Contudo, havendo qualquer ocorrência com uma mercadoria, seja nas movimentações internas (armazenagem/reposição) ou na saída, é sinal de que o inventário precisa ser realizado o quanto antes.
Algumas situações que merecem um acompanhamento por inventário são:
# Produtos com histórico de perdas frequentes;
# Produtos com ruptura identificada na preparação de pedidos ou no reabastecimento de linhas;
# Divergências encontradas nos inventários anteriores;
# Produtos visados – sujeitos a furtos;
# Produtos identificados como stockout ou superestocados.
# Produtos classificados como “A” na curva ABC de gestão de estoques.
O importante é criar uma rotina de controle de estoque para que você possa gerenciar seus produtos de forma correta e, assim, obter os resultados desejados.
Como inventariar o estoque?
Agora que você já sabe a importância do inventário e de sua execução frequente, é hora de conhecer todos os passos para realizar a contagem de maneira eficiente. Confira:
1) Defina uma data e horário para o início da contagem
É importante ter um bom planejamento e isso envolve o agendamento da tarefa. Ao definir quando inventariar, considere a quantidade de produtos que será conferida e o tempo médio gasto nas contagens anteriores. Assim, você terá uma previsibilidade maior acerca da duração da tarefa, podendo escolher o melhor momento para que ela seja realizada.
2) Selecione os funcionários que irão participar da contagem e forme equipes com líderes
Como se trata de uma tarefa de suma importância, escolha colaboradores comprometidos e atentos aos detalhes. Também é recomendável que você monte equipes de trabalho e defina seus líderes, que serão responsáveis por coordenar os trabalhos, tirar dúvidas e oferecer ajuda quando necessário. Quando se trabalha com equipes, a gestão fica distribuída, o que ajuda na comunicação e delegação de tarefas.
3) Escolha as ferramentas que serão utilizadas
Tenha a tecnologia como uma aliada do processo de inventário. A utilização do WMS em conjunto com dispositivos móveis faz toda a diferença. Mesmo que você não tenha um WMS, alguns ERPs possuem módulos ou rotinas próprias para inventário. Nesse caso, é fundamental definir, por exemplo, o melhor sistema para a sua empresa (parametrizável conforme as necessidades do seu negócio) e qual dispositivo utilizar (coletor de dados sem fio, computador com leitor de código de barras, smartphones, tablets, etc.). Faça o possível para evitar o uso de planilhas e papéis, pois registros de contagens feitos inicialmente à mão por um funcionário e posteriormente digitados por outra pessoa estão sujeitos a erros. E o pior: nesse tipo de trabalho é bem difícil identificar onde estão as falhas.
Entretanto, caso não possa dispor de tecnologia, não deixe de inventariar o estoque, mesmo que seja na planilha e no papel. Crie estratégias para minimizar o erro. Por exemplo. Coloque uma equipe para fazer a contagem e depois troque e coloque outro grupo para fazer a mesma contagem. Compare os resultados e volte para recontar somente os itens que apresentem divergência, se possível, com uma terceira equipe.
4) Organize a área de armazenagem
Não dá para fazer um inventário com um armazém desorganizado. É importante que os produtos estejam em posições identificadas (endereço), que as ruas e corredores estejam livres e que as áreas estejam bem sinalizadas. Se possível, deixe os códigos de barras visíveis para facilitar a contagem, defina como será a contagem de pallets, caixas e itens fracionados, e determine se as mercadorias com defeito deverão ser contabilizadas ou direcionadas para áreas específicas.
5) Determine a estratégia de contagem
Elabore um roteiro. Defina se a contagem será em sequência ou em paralelo; se começará de baixo para cima nos porta-pallets ou o contrário; se começará do centro para as extremidades nas ruas ou o contrário; as regras para a recontagem (quem conta não reconta) e o número máximo de recontagens; e como serão sinalizadas as áreas já contadas.
6) Trace estratégias para a melhor utilização de seus recursos
Se o seu armazém possui produtos alocados em posições mais altas, você precisa definir a melhor forma de contagem desses itens: se um funcionário irá utilizar um equipamento de elevação para fazer a contagem ou se os pallets serão colocados no piso para a sua conferência. A primeira opção pode ser mais rápida e econômica, considerando que as posições superiores alocam pallets fechados e, portanto, não exigem uma contagem detalhada (item por item). Entretanto, gera uma concorrência pelo uso do equipamento.
7) Treine seus funcionários e realize testes
É importante que toda a equipe esteja engajada para que o inventário seja realizado com sucesso. Daí a necessidade de realizar treinamentos com a equipe que irá participar das contagens e com os líderes que irão apoiar os grupos. O colaborador precisa saber o que fazer e, principalmente, que medida tomar quando se deparar com cada tipo de situação que acontece no inventário (falta, sobra, avaria, etc.). O funcionário precisa saber como contar cada produto, se contabiliza por embalagem ou unidade (regras de contagem) e entender o tipo de código de barras usado em cada identificação (unitário ou caixa), dentre outros detalhes.
Nesse caso, contar com um sistema WMS pode evitar dores de cabeça, pois o software gerencia a contagem e registra tudo o que já foi auditado, evitando confusões e erros por parte dos funcionários. Se você já possui um WMS, não se esqueça de treinar bem os seus funcionários quanto à utilização do sistema e fazer testes no software antes de começar o inventário.
8) Defina como acompanhar o inventário
É importante que você determine quais indicadores irá avaliar durante e após a realização do inventário. São essas métricas que te fornecerão importantes insights para a tomada de decisões, correção de falhas, etc. O sistema WMS fornece uma série de KPIs exclusivos para inventário, por isso é fundamental que você avalie quais indicadores são oferecidos antes de escolher o software que melhor atende o seu negócio.
9) Depois do planejamento, é hora de executar a tarefa
Acompanhe a contagem para se certificar que tudo está correndo bem. Se qualquer falha for cometida, pare, reúna as equipes e tente encontrar uma solução.
10) Não se esqueça de fazer a auditoria da contagem
Quando a contagem for finalizada, verifique se todos os locais e produtos previamente definidos foram realmente conferidos. Se tudo foi contabilizado, é hora de avaliar os resultados.
11) Avalie os resultados e tome as medidas necessárias para corrigir eventuais erros
Dependendo da sua programação, finalizado o inventário, você terá pouco tempo para avaliar os resultados, já que a empresa não pode parar, principalmente em se tratando de negócios varejistas ou com muitos SKUs. E, nesse caso, talvez não seja possível tratar individualmente todas as divergências. Daí a importância de definir uma estratégia para verificar as maiores discrepâncias, podendo ser por valor absoluto ou por quantidade.
Tipos de inventário
Conheça os tipos mais comuns de inventário:
1) Inventário geral
Processo de contagem que abrange todos os itens armazenados, sendo geralmente programado para períodos próximos ao fechamento contábil ou em ocasiões extraordinárias. Por envolver a contagem de todas as mercadorias estocadas, o inventário geral tem uma duração relativamente prolongada, requerendo, muitas vezes, que a operação seja paralisada para que aconteça. Nesse caso, uma boa estratégia de contagem é dividir o armazém em regiões e contar por endereços/setores.
2) Inventário rotativo ou cíclico
Visa distribuir as contagens ao longo do ano, em intervalos regulares (ex: diários, mensais, bimestrais, semestrais, etc.), sendo cada contagem concentrada em um conjunto de itens. Esse tipo de inventário tem duração menor e oferece mais condições de analisar causas de divergências/perdas, pois as mesmas são identificadas rapidamente, e, assim, fazer os ajustes necessários. Com isso, há um maior controle do estoque.
Existem algumas submodalidades da contagem cíclica, tais como:
# Por amostragem:
O gestor determina o percentual de produtos a ser contabilizado, conseguindo assim ter uma amostra do nível de qualidade em que se encontra o estoque, por exemplo, pode se definir uma contagem de 20% dos produtos que foram recebidos ou expedidos no dia anterior.
# Por itens movimentados:
Nesse caso, são inventariados apenas os itens que tiveram movimentação no período. Essa forma de contagem baseia-se no preceito de que as mercadorias que foram movimentadas estão mais sujeitas a falhas (devido ao manuseio de pessoas), não havendo a necessidade de inventariar os demais itens armazenados.
# Por qualidade:
Contagem focada na análise da qualidade de determinados grupos de produtos, avaliando, por exemplo, seu estado físico, data de validade, contaminação ambiental (química ou biológica), dentre outros aspectos importantes. Nesse caso, é importante contar com uma equipe bem treinada para a identificação das não conformidades. Dentro desse processo, é realizada a contagem e o acerto do estoque, retirando todas as avarias detectadas.
# Geográfico:
Nesse caso, determina-se uma faixa de endereço no estoque que deve ser contabilizado. A contagem acontece em uma região específica, inventariando apenas os produtos alocados nesse local (modalidades: visual de endereços vazios, de localização, de reserva – movimentações para segregação, região, ruas/corredores, estações de picking).
# Por produto:
Contagem de um grupo de produtos ou único produto pré-determinado em todas as áreas do armazém.
# Por curva:
Esse é um tipo de inventário mais elaborado, onde se determina pelo giro do produto (curva ABC) qual a periodicidade do fechamento do ciclo. Por exemplo, podem ser definidas regras de contagem em que produtos das curvas A e B (altíssimo giro) são contados em ciclos mensais, e regras em que produtos B e C (médio e baixo giro) são contados em ciclos trimestrais. Nessa configuração, todos os dias contam-se N itens, nas proporções de cada curva, intercalando as duas regras citadas acima.
Ao determinar o plano de contagens cíclicas é fundamental considerar que todos os itens do estoque sejam contabilizados ao menos uma vez ao ano. Geralmente, a determinação da frequência de contagens e número de ciclos é feita em função da classificação ABC ou número de posições no CD (endereços).
Dicas finais
Conforme ressaltamos no início deste texto, a boa gestão de inventários é fundamental para evitar perdas e prejuízos, garantir a acuracidade do seu estoque e fornecer informações importantes para os times de Compras e Vendas.
Não deixe que a má gestão do inventário atrapalhe seus processos e a saúde financeira da sua empresa. Aproveite todas as dicas deste texto e já comece a aplicar no seu negócio. Com organização, planejamento, estratégia e as ferramentas certas, os resultados positivos certamente virão!
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