CONHECENDO O PROGRAMA 8S

Introdução

      O objetivo deste texto é apresentar uma metodologia prática para a reorganização de uma empresa, visando á melhoria da qualidade e o aumento da produtividade. A metodologia é baseada na valorização da inteligência e criatividade dos recursos humanos e analisa a empresa de forma sistêmica, ou seja, atua no todo e não apenas em alguns problemas. 

     O programa 8S é educativo e de mudança comportamental, devendo ser adaptado à realidade de cada empresa, em função do grau de desenvolvimento das instalações e do porte da empresa. A ideia surgiu das pesquisas realizadas pelo professor José Abrantes para sua dissertação de mestrado em tecnologia na Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), entre 1996 e 1997.

“Não se trata de colocar um ‘s’ a mais ou a menos, mas de elaborar toda uma metodologia científica, analisada, aprovada e comprovada”, diz ele. 

     Com a autoridade de renovador da metodologia, José Abrantes ressalta que uma das grandes vantagens do 8S é que ele não exige investimentos em máquinas e sistemas automáticos, restringindo-se à gestão de recursos humanos e materiais inerentes à capacidade dos funcionários e dirigentes. Na realidade, o investimento necessário refere-se apenas aos colaboradores e à própria direção da empresa em educação, treinamento e qualificação profissional.

“A metodologia promove a mudança de comportamento, formando grupos unidos, com visão de sobrevivência e continuidade dos negócios”, declara Abrantes. 

     O programa é baseado no 5S, de origem japonesa, porém não se trata de uma simples tradução e adaptação de palavras e ações que nada tem a ver com a cultura brasileira. É obvio que não são apenas 5 ou 8 palavras começando pela letra S que irão modificar uma empresa e uma nação. 

     Todos os conceitos e recomendações desta metodologia têm como base a filosofia do gerenciamento pela qualidade total, a qual é baseada nos fundamentos da administração de empresas e na psicologia industrial, que possuem nomes famosos como Deming, Juran, Mac Gregor e Maslow.

• Deming, considerado o pai da qualidade total, define qualidade como “o sentir orgulho pelo trabalho bem feito”, fazendo elevar a produtividade organizacional, (DEMING, 1950) com o respectivo reflexo sobre a satisfação do consumidor.

• Joseph Juran expandiu o Princípio de Pareto proposto por Vilfredo Pareto em 1941 para a esfera organizacional, na qual 80% dos problemas são causados por 20% das causas. No entanto, ele enfatiza que não se podem desprezar as demais causas.

• Douglas McGregor é mais conhecido pelas teorias de motivação X e Y. A primeira assume que as pessoas são preguiçosas e que necessitam de motivação, pois encaram o trabalho como um mal necessário para ganhar dinheiro. A segunda baseia-se no pressuposto de que as pessoas querem e necessitam trabalhar. Um argumento contra as teorias X e Y é o fato de elas serem mutuamente exclusivas. Para o contrapor, antes da sua morte, McGregor estava desenvolvendo a teoria Z, que sintetizava as teorias X e Y nos seguintes princípios: emprego para a vida, preocupação com os empregados, controle informal, decisões tomadas por consenso, boa transmissão de informações do topo para os níveis mais baixos da hierarquia, entre outros.

• Abraham Harold Maslow (1 de Abril de 1908, Nova Iorque — 8 de Junho de 1970, Califórnia) foi um psicólogo americano, conhecido pela proposta Hierarquia de necessidades de Maslow

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     É importante ressaltar que os japoneses estudaram estes conceitos e autores e sistematizaram uma série de ações de cunho educativo e disciplinar, conseguindo elevar o moral e a motivação do seu povo, que, além de derrotado pela guerra, tinha um país destruído e sem recursos naturais. As únicas reservas do Japão, naquela época, eram a inteligência, a formação escolar e a capacidade de trabalho do seu povo. É justamente por existirem diferenças culturais, físicas, geográficas, lingüisticas, sociais, políticas, trabalhistas e educacionais entre o Brasil e o Japão que novos Sensos foram pesquisados e desenvolvidos, no sentido de adaptar às nossas condições e realidade os procedimentos usados com sucesso pelos japoneses. 

        Não podemos esquecer que os japoneses são coletivistas e sempre   trabalham   em equipe.  O grande trunfo de nós, brasileiros, é a facilidade de que temos para a comunicação e o trabalho em grupo: basta analisarmos nossas manifestações esportivas e folclóricas e veremos um povo alegre, criativo e com pensamento coletivo.

        De forma sucinta    pode-se dizer que,    se o programa 5 S é conhecido    como de arrumação de ambientes e o programa 8S é conhecido como de mudança de comportamento. Em síntese, o programa 8S procura unir, sistematizar e disciplinar conceitos e ações já conhecidas e praticadas, de forma isolada, em diversas partes do mundo.

Programa 5S

     Logo após a segunda guerra mundial, em 1945, e até cerca de 1953, os produtos japoneses eram reputados como de péssima qualidade. A partir de 1954 seus produtos ganharam qualidade e confiança no mundo inteiro, e isto não foi resultado de nenhum milagre, mas sim, fruto de muito estudo, treinamento e trabalho árduo. 

        Em junho de 1950 o professor Deming foi ao Japão falar sobre controle de qualidade, a convite da União da Ciência e Engenharia Japonesa (JUSE). Anteriormente o professor lá esteve duas vezes para ajudar estatísticos japoneses em estudos de habitação e nutrição para o censo de 1951. Entre 1950 e 1952 Deming conseguiu reunir e sensibilizar os principais executivos japoneses das grandes empresas e mostrou-lhes a importância do controle estatístico da qualidade.

     Foi o centro de Educação para a Qualidade no Japão, com a equipe do Dr. Kaoru Ishikawa, que criou em maio de 1950 um modelo prático para o combate às causas de perdas e desperdícios. 

        A metodologia 5S é assim chamada devido à primeira letra de 5 palavras japonesas:

• Seiri (Classificação), 
• Seiton (Ordem), 
• Seiso (limpeza), 
• Seiketsu (padronização),
• Shitsuke (Disciplina) . 

O programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total, através da organização e da disciplina no local de trabalho.

      Os 5 sensos Para algumas organizações, o 5S é apenas um processo de limpeza trabalhoso para se im-plementar. O programa 5S é muito mais do que uma simples limpeza, trata-se de uma filosofia que busca, de forma sistemática, organização e padronização no ambiente de trabalho tornando-se fonte de motivação para os colaboradores.

          Além do ambiente, promove mudanças nas atividades e traz melhoria na comunicação entre os diferentes departamentos e funções. Essas mudanças promovem uma empresa mais segura, uma produção eficiente, o senso de responsabilidade e orgulho em relação ao trabalho realizado. 

Seiri 

       O primeiro elemento, Senso de Utilização, trata-se de separar e manter os itens necessários Os materiais utilizados no escritório e na produção devem ser separados de acordo com sua relevância e frequência de uso, criando um ambiente de trabalho eficiente. Os benefícios incluem economia de espaço, diminuição de tempo de procura, segurança, limpeza e facilidade na detecção de danos. 

 

Seiton 

        O segundo elemento, Senso de Ordenação, traz eficiência no trabalho e reflete no tempo necessário para pegar e guardar os materiais durante as atividades. O objetivo é criar um ambiente de trabalho econômico e ordenado, designando um local para cada item, possibilitando que qualquer pessoa possa encontrá-lo a qualquer momento. Os benefícios incluem processamento rápido, redução nos erros, disciplina e surgimento de idéias criativas. 

Seiso 

      O terceiro elemento, Senso de Limpeza, possui ênfase na limpeza e na autoinspeção. Acredita-se no Japão que limpando o ambiente limpa-se a mente, dessa forma cada colaborador tem a responsabilidade de realizar a limpeza em suas áreas individuais. Aplicando-se o senso, eliminam-se a sujeira, a poeira, fluidos entre outros detritos e são criados cronogramas para manutenção, os quais ajudam na identificação de quebras de maquinários.Os benefícios incluem redução de falhas das máquinas, melhoria na qualidade do produto e na segurança e um ambiente de trabalho harmonioso.

Seiketsu 

       O quarto elemento, Senso de Saúde e Bem Estar, é a manutenção do 3 sensos anteriores promovendo conforto ao ambiente e aumentando a produtividade. A padronização pode ser atingida através da gestão visual, um mecanismo eficiente para a melhoria contínua, possuindo um papel importante na produção, qualidade, segurança e serviço. Os benefícios incluem baixa taxa de manutenção, baixos custos gerais, fidelidade à empresa e aumento na eficiência do processo.

Shitsuke 

       O quinto elemento, Senso de Autodisciplina, por se tratar da manutenção dos 4 sensos anteriores, é considerado o mais importante por requerer uma mudança proativa dos colaboradores de todos os níveis do organograma. Significa fazer as atividades do modo que devem ser feitas, o que encoraja os colaboradores a criarem bons hábitos e o processo de repetição diário, estabelecendo uma cultura dentro da organização. Os benefícios incluem o aumento da produtividade dos trabalhadores e a qualidade dos produtos sem acidentes de trabalho.

 Programa 8S 

      

      Após a implantação e a boa aceitação nas indústrias japonesas, o 5S foi trazido para as empresas ocidentais, sendo introduzido inclusive no Brasil. De forma a adaptar-se à cultura comportamental do Ocidente, em 1997 o professor José Abrantes propôs a criação de três novos sensos: Shikari Yaro (Senso de Determinação e União), Shido (Senso de Treinamento) e Setsuyaku (Senso de Economia e Combate aos Desperdícios). O programa 8S propõe uma aplicação dos sensos de forma sistêmica e democrática, focando na educação e qualificação dos funcionários, para garantir o seguimento das atividades do negócio através da visão de sobrevivência. 

     O professor Abrantes propõe começar o programa pelo Shikari Yaro (Senso de Determinação e União), pela importância do comprometimento iniciado pela alta direção, para assim conseguir a união de todos os funcionários. O Shido (Senso de Treinamento) deve vir em seguida, realizando o planejamento da execução e das etapas de implantação. As etapas intermediárias são a aplicação dos cinco elementos citados anteriormente e, por fim, o Setsuyaku (Senso de Economia e Combate aos Desperdícios) é aplicado. 

Os 3 Sensos 

Shikari Yaro

      

       O Senso de Determinação e União significa a determinação da alta diretoria e a conse-quente união de todos os colaboradores. Este é o primeiro passo (inclusive anterior aos sensos trabalhados no 5S) e é considerado fundamental por Abrantes (1998) para o sucesso do programa.

      A inclusão do programa no planejamento estratégico, a escolha de seu coordenador, a transformação do ambiente físico e a mudança organizacional e comportamental são fatores cruciais para o início da implantação.

       O coordenador do programa 8S deve estar primeiramente disposto a ouvir reclamações e sugestões. Em seguida, para levantar os pontos críticos é proposta a Auditoria Operacional dos Recursos Humanos, a qual é realizada através de uma pesquisa com questionários envolvendo todos os funcionários.

    Após a análise estatística dos dados é possível levantar maneiras de como esses problemas poderão ser solucionados. Com essa postura, os funcionários se sentem ouvidos e respeitados, demonstram um maior interesse e motivação no trabalho e o senso de união começa a ser propagado. 

Dez passos são propostos por Abrantes para uma implantação sistêmica deste senso: 

1) Conscientização da alta administração;

2) Reunião com diretores e gerentes;

3) Escolha do coordenador do programa;

4) Comunicação da empresa a todos os funcionários;

5) Reunião entre gerentes, supervisores e funcionários; 

6) Divulgação do programa; 

7) Plano para motivação dos funcionários; 

8) Auditoria Operacional dos Recursos Humanos; 

9) Plano de ações imediatas para problemas críticos; 

10) Avaliação dos 9 passos anteriores, para descobrir onde e o que deve ser melhorado.

Shido

       O Senso de Treinamento engloba a elaboração do plano diretor e do plano de execução que exercem a função de guia para a implantação de todas as etapas.

      Imagens, vídeos e personagens são indicados para orientar de maneira sucinta o que é, para que serve e como será o trabalho durante o programa. Apostilas teóricas e uso de uma linguagem complicada não são recomendados devido ao nível de escolaridade dos funcionários dependendo de cada empresa, dificultando o entendimento.

       Para Abrantes este senso é uma oportunidade de baixo ou nenhum custo para aumentar a qualificação dos colaboradores, melhorando sua empregabilidade e contribuindo até mesmo em seu plano de carreira.

 Dez passos são propostos por Abrantes para uma implantação sistêmica deste senso:

1) Treinamento do coordenador; 

2) Treinamento da diretoria; 

3) Montagem do escritório de coordenação do programa; 

4) Treinamento dos gerentes; 

5) Seleção e treinamento dos facilitadores; 

6) Elaboração do Plano Diretor; 

7) Treinamento de todos os funcionários; 

8) Registro e análise da situação atual; 

9) Elaboração dos Planos de Execução; 

10) Avaliação dos 9 passos anteriores, para descobrir onde e o que deve ser melhorado. 

Setsuyaku 

       O Senso de Economia e Combate aos Desperdícios deve ser adotado quando os sete sensos anteriores estiverem inseridos na cultura da empresa. Apenas dessa forma haverá uma cooperação geral para a diminuição de desperdícios e melhoramento contínuo (Kaizen). Recompensas e elogios são investimentos necessários para que a criatividade das pessoas seja estimulada. 

Onze passos são propostos por Abrantes para uma implantação sistêmica deste senso:

1) Campanha promovida pela alta administração; 

2) Reunião entre diretores, gerentes, chefes e supervisores; 

3) Divisão da empresa em setores e escolha dos líderes, que recolherão as sugestões; 

4) Coleta de sugestões e idéias; 

5) Análise das idéias (pelo comitê de avaliação); 

6) Estudos e ou projetos para implantação das idéias aprovadas pelo comitê de avaliação; 

7) Execução das mudanças analisadas e aprovadas; 

8) Avaliação dos resultados; 

9) Divulgação dos resultados; 

10) Recompensa, aos autores, pelas sugestões implantadas com sucesso e retorno para a empresa; 

11) Nova reunião entre diretores, gerentes, chefes e supervisores, para nova rodada de su gestões. O processo de melhorias é contínuo. 

As vantagens do 8S frente ao 5S 

       Muitas empresas implantam o 5S de forma incorreta, tratando o programa como um “dia da limpeza”, e englobando apenas parte dos setores. Apesar da importância de todos os sensos, os criados posteriormente no 8S para Determinação e União (Shikari Yaro) e Treinamento (Shido) são a base para uma implantação que preza pela manutenção a longo prazo, pois apenas com a participação da alta administração e com a união e treinamento de todos os funcionários que há garantia de sucesso do programa. 

No programa 5S trabalha-se de maneira implícita os desperdícios e a economia de recursos, entretanto no 8S tem-se um senso criado especialmente para tal questão, o Setsuyaku (Economia e Combate aos Desperdícios), dando maior relevância ao tema e garantindo uma maior geração de resultados. 

Com isso é de grande importância utilizar métodos de controle e acompanhamento:

• Utilização de Controle Estatístico de Processos (CEP) para o acompanhamento dos desperdícios da produção e de outros materiais;

• Implantação da Manutenção Produtiva Total (MPT) após a consolidação do 8S, reduzindo custo, tempo e mão de obra em relação a limpeza, lubrificação e consertos; 

• Implantação de Círculos de Controle da Qualidade (CCQ), com grande incentivo de geração e consolidação de idéias. 

• Implantação da filosofia Kaizen de melhoria contínua. Para o kaizen, é sempre possível fazer melhor, nenhum dia deve passar sem que alguma melhoria tenha sido implantada, seja ela na estrutura da empresa ou no indivíduo. Sua metodologia traz resultados concretos, tanto qualitativamente, quanto quantitativamente, em um curto espaço de tempo e a um baixo custo (que, consequentemente, aumenta a lucratividade), apoiados na sinergia gerada por uma equipe reunida para alcançar metas estabelecidas pela direção da empresa. 

     Por fim, frente ao 5S, o 8S é tratado como um método educativo, contemplando o treinamento e a mudança de mentalidade que é insuficiente no programa 5S.